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CAPÍTULO 02

Como realizar o
gerenciamento de despesas

As passagens aéreas podem representar o maior custo dentro de uma viagem corporativa. No entanto, como já mostramos, há formas de reduzir esses custos. O site de viagens momondo fez um estudo tendo como base 13 bilhões de tarifas das 100 passagens mais procuradas no veículo. A partir desses dados, pode-se analisar que diversos fatores fazem toda a diferença na hora de economizar, como:

Reservar com
antecedência
Se possível reserve a passagem com cerca de 56 dias antes do embarque.
De acordo com a pesquisa, optar por comprar a passagem no dia faz você gastar 28% a mais do que antecipadamente.
Escolher datas
específicas
Viajar na terça-feira pode ser 11% mais econômico. Sábado é o dia mais caro.
Nas datas próximas de feriados ou em temporadas de férias as tarifas também podem ficar elevadas.

Se atentar
aos horários

O período mais econômico para decolar é entre 18 horas e meia-noite. 
Você gastará 5% a mais se optar por horários diurnos. Faça as contas e, sempre que for viável, escolha o período noturno.
A TECNOLOGIA PODE SER ÚTIL
Sabemos que nossos smartphones nos ajudam de diversas formas diariamente. Na hora de reservar passagens pensando em economizar ele também pode ser muito útil! Isso graças aos aplicativos que comparam os preços dos voos.  Existem aplicativos, por exemplo, que comparam centenas de companhias aéreas de modo que você possa escolher as passagens mais baratas de forma rápida e objetiva, sem precisar de uma longa pesquisa.  
OPORTUNIDADES DE ÚLTIMA HORA
No caso de voos em que você não tem tempo para planejar adequadamente, opte pelas milhas aéreas. Milhas são programas de fidelidades oferecidos pelas companhias aéreas, nas quais o cliente acumula pontos e créditos sempre que viaja pela empresa e pode utilizar quando já estiver acumulado. Para isso, é preciso se inscrever no programa de milhas da empresa. Outra opção nessas condições mais corridas é procurar por promoções relâmpagos. Voos com escalas também tendem a ser mais baratos, porém podem demoram mais do que um direto. 
A GESTÃO NA PRÁTICA
A equipe de gestão da empresa deve ser capaz de analisar constantemente os procedimentos financeiros, bem como registrá-los de maneira organizada e aproveitar oportunidades de investimento para que a empresa possa crescer de maneira sustentável.
Com essas características, pode-se dizer que o gerenciamento de despesas da empresa está sendo feito da maneira correta.

Por onde começar?

Para começar a realizar o gerenciamento de despesas de sua empresa, você deve compreender a importância dele. Um controle de custos eficiente garante a manutenção da saúde organizacional da empresa, enquanto a falta de controle interfere nos resultados e na produtividade de toda a companhia. A principal diferença entre uma situação e outra é a disciplina.

ESCOLHA COMO ORGANIZÁ-LAS

O gerenciamento das despesas pode ser feito em uma planilha no Excel, em um caderno ou em um software de gestão financeira. O meio não importa, desde que esteja adequado às necessidades e possibilidades da empresa. Escolha um método que você possa acessar com frequência, para que nenhum detalhe passe despercebido.

ANOTE SEUS LUCROS

Comece anotando o saldo inicial, o valor que a empresa tem disponível no momento em que você começar a fazer o gerenciamento, e vá anotando tudo o que recebe pela venda de seu produto ou serviço. Faça uma anotação detalhada, registrando a data, a origem e a forma de pagamento de cada receita, assim como seu valor.

ANOTE AS DESPESAS

As despesas da empresa devem estar divididas entre despesas fixas e variáveis. Despesas fixas são aquelas que são previsíveis, porque ocorrem com frequência, como o salário dos funcionários ou o aluguel da sala. Já as despesas variáveis são aquelas que aparecem imprevistas ou que podem variar, como a conta do telefone e as comissões de venda.

Com esses três passos é possível começar a fazer o gerenciamento das despesas. Algumas outras dicas podem ajudar a ter esse controle, por exemplo:

  • Cobre as contas em atraso com rapidez, para não prejudicar o capital de giro da empresa;
     
  • Anote as movimentações bancárias, como depósitos, transferências e saques da conta da empresa;
     
  • Mantenha a disciplina e faça o gerenciamento de despesas todos os dias. 
Assim, será possível manter o controle sobre as despesas da empresa e, então, utilizar o orçamento para o que for mais importante.
No caso das viagens corporativas, há também uma opção complementar: contar com a ajuda de uma agência de viagens corporativas. As agências de viagens especializadas nesse ramo ajudam a controlar as despesas da viagem sem deixar de lado a segurança e o conforto do funcionário viajante, priorizando os bons resultados.
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