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CAPÍTULO 03

Respeitando a
política de viagens

Ter uma política de viagens corporativas estabelecida na empresa é uma forma de reduzir custos e auxiliar no gerenciamento de despesas. A política de viagens é um documento que define os parâmetros das viagens realizadas por funcionários em nome da empresa, tanto dentro do território brasileiro, quanto no exterior.
Esse documento tem dois propósitos principais. O primeiro é a criação de uma padronização dos procedimentos da empresa. Com a política, o planejamento das viagens corporativas é facilitado e se torna mais automático com o tempo.
Seja quem for o funcionário responsável por organizar a viagem, ele terá uma base sólida para fazer pesquisas e tomar decisões e assim, todos os envolvidos na viagem se sentirão mais seguros.
O segundo e principal objetivo da política de viagens corporativas é diminuir os custos da empresa. Definindo os parâmetros das viagens, ela permite que se procure o melhor custo-benefício sem deixar de lado o conforto e segurança do funcionário viajante. Assim, ambos os lados têm vantagens.
Alinhando as necessidades da empresa com as melhores condições para o funcionário, a política de viagens corporativas é uma grande aliada do gerenciamento de despesas. E para que esse objetivo seja cumprido, alguns aspectos não podem faltar nesse documento. Veja a seguir!

OBJETIVOS DA VIAGEM CORPORATIVA

Nesse tópico, deve-se definir quais tipos de situações podem levar ao deslocamento de funcionários: reuniões com futuros clientes, fechamento de contratos, eventos importantes na área da empresa, etc.

ORÇAMENTO

É importante também decidir quanto do orçamento da empresa será destinado às viagens corporativas. Para facilitar o planejamento, pode ser melhor definir qual será o valor máximo para cada despesa das viagens – passagens aéreas, hospedagem, seguro etc.

CONDIÇÕES

Nesse momento, a empresa define as normas que orientarão o planejamento da viagem. Por exemplo:

  • Qual é o mínimo de antecedência para planejar uma viagem corporativa?
  • Quanto tempo o funcionário pode ficar em uma viagem?
  • Quais são os tipos de hospedagem possíveis?
  • O que a hospedagem deve ter para oferecer o conforto necessário ao funcionário viajante?
  • Quando a viagem for para o exterior, em qual classe do voo os funcionários viajarão?
  • Quais são as melhores empresas de seguro para contratar?

REEMBOLSOS

Esse item é essencial para que o funcionário saiba como utilizar o dinheiro disponibilizado pela empresa. Estabeleça o que pode ser comprado e o que deverá ser reembolsado na volta da viagem, para não gerar constrangimentos e problemas para a empresa e para o funcionário.

Definindo os pontos principais, a política de viagens também deve englobar detalhes como o transporte terrestre do funcionário, a organização do cronograma, a troca de câmbio, etc.

A política de viagens deve ser o mais detalhada possível, para evitar ambiguidades e problemas de interpretação e assim, poder atingir seus objetivos: mais praticidade e economia para a empresa.

Outra forma de economizar em uma viagem corporativa é deixar o planejamento e execução nas mãos de uma agência de viagens, que é o próximo tema deste E-book.

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