Nesse tópico, deve-se definir quais tipos de situações podem levar ao deslocamento de funcionários: reuniões com futuros clientes, fechamento de contratos, eventos importantes na área da empresa, etc.
É importante também decidir quanto do orçamento da empresa será destinado às viagens corporativas. Para facilitar o planejamento, pode ser melhor definir qual será o valor máximo para cada despesa das viagens – passagens aéreas, hospedagem, seguro etc.
Nesse momento, a empresa define as normas que orientarão o planejamento da viagem. Por exemplo:
Esse item é essencial para que o funcionário saiba como utilizar o dinheiro disponibilizado pela empresa. Estabeleça o que pode ser comprado e o que deverá ser reembolsado na volta da viagem, para não gerar constrangimentos e problemas para a empresa e para o funcionário.
Definindo os pontos principais, a política de viagens também deve englobar detalhes como o transporte terrestre do funcionário, a organização do cronograma, a troca de câmbio, etc.
A política de viagens deve ser o mais detalhada possível, para evitar ambiguidades e problemas de interpretação e assim, poder atingir seus objetivos: mais praticidade e economia para a empresa.
Outra forma de economizar em uma viagem corporativa é deixar o planejamento e execução nas mãos de uma agência de viagens, que é o próximo tema deste E-book.